Perancangan Aplikasi Knowledge Management di Instansi Kearsipan Berbasis Model Choo-Sense Making

Abstract

AbstrakIntansi Kearsipan memiliki berbagai pengetahuan yang digunakan untuk pengelolaan arsip yang dimilikinya, knowledge management digunakan untuk mengumpulkan, mengelola, dan menyebarluaskan pengetahuan yang dimiliki, sehingga pengetahuan yang dimiliki oleh instansi kearsipan dapat digunakan untuk kemajuan intansi dan tidak hilang. Penelitian ini dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara petugas kearsipan untuk mengumpulkan data tentang pengetahuan yang dimiliki dan cara penyimpanan serta penyebarluasan yang diterapkan di intansi kearsipan. Analisis data dilakukan dengan mengelompokkan pengetahuan yang dimiliki oleh intansi kearsipan sesuai dengan model Choo-Sense Making, untuk kemudian diterapkan di Confluence sesuai dengan hasil dari pengolahan data dengan model Choo-Sense Making. Hasil dari penelitian ini untuk model Choo-Sense Making pengetahuan di intansi kearsipan dibagi atas 3 tahap yaitu Sense Making yang berisi tentang pengetahuan yang berasal dari luar intansi dibuatkan wadah sebagai media diskusi, chatting, Knowledge Creating berisi tentang pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki intansi kearsipan yang telah di dokumentasikan diubah dalam betuk softfile kemudian diunggah kedalam space untuk memudahkan penyimpanan serta penyebarluasan pengetahuan yang dimiliki, dan Decision Making yang berisi tentang jadwal-jadwal intansi dan evaluasi yang dilakukan intansi kearsipan. Hasil dari model Choo-Sense Making dimasukan ke Confluence, memperoleh hasil space yang dapat memudahkan menyimpan pengetahuan yang dimiliki berupa file aplikasi, softfile, serta memudahkan dalam pencarian kembali dan penyerluasan pengetahuan yang dimiliki. Penerapan Choo-Sense Making selain untuk mempermudah penyimpanan dan penyerbaluasan serta komunikasi, dapat mengurangi resiko kehilangan pengetahuan yang dimiliki oleh intansi kearsipan. Kata kunci: Knowledge Management, Model Choo-Sense Making, Confluence, Perpustakaan dan ArsipAbstractArchival Agency has several knowledge that are used to manage the owned archive, knowledge management is used to collect, manage and disseminate the owned knowledge so that the knowledge that the archival agency has can be used for the agency progress and it will not missing. The research is conducted in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Data collecting is conducted by interviewing the archival officer to gather data related to its knowledge, the storage system and dissemination applied in this archival agency. Data analysis is conducted by categorizing the agency knowledge according to Choo-Sense Making model and then it is applied in Confluence in accordance with the result of the data analysis from the Choo-Sense Making model. The result of this research, for Choo-Sense Making model, the knowledge in the archival agency is divided into 3 steps; Sense Making, Knowledge Creating and Decision Making. Sense Making contains knowledge coming from the outside of the agency that has forum as discussion media, chatting. Knowledge Creating contains knowledge that owned by the archival agency that has been documented and changed in the form of softfile then uploaded into space to ease the storage and the knowledge dissemination. Decision Making is about agency schedules and evaluation toward the activity in this archival agency. The result of Choo-Sense Making Model is input into Confluence, get space result that ease to save the knowledge in the form of application file, softfile, and ease to search and disseminate the owned knowledge. The application of Choo-Sense Making eases the storage system, dissemination, and communication. It also reduces the risk of losing knowledge owned by the archival agency. Keywords: Knowledge Management, Model Choo-Sense Making, Confluence, Library and Archive